Somos especialistas em fazer inventários e contagens de estoque porque contamos com gente experiente, métodos, controles, desenvolvemos processos e treinamentos. Também porque essa é uma das atividades mais importantes em como gerenciar estoques dos nossos clientes. Mas como se faz uma contagem de inventário?
O primeiro passo é fazer um planejamento. O inventário não começa na hora da contagem, mas semanas ou meses antes definindo a data, segregando operações e escolhendo um time. O planejamento é crucial para que clientes internos e externos não fiquem desatendidos. E ao mesmo tempo que a atividade seja compatível com a precisão que se necessita. Sua operação demanda um inventário com a mercadoria sendo vendida, a exemplo do que acontece nas lojas de conveniência 24horas, que nunca param, ou ela pode ser feita em um final de semana?
O segundo é o método. As vezes somente um formulário simples em papel, e a apuração no Excel funciona bem. Já em outras será necessário um coletor de dados de RFID ou código de barras e um robusto sistema de WMS (Warehouse Management System). Então escolher a tecnologia e processos adequados é a chave.
O terceiro é treinamento. Pois as pessoas que farão a atividade precisam ser treinadas nos processos e tecnologia que foram escolhidos. Isso costuma acontecer algumas semanas ou dias antes do processo.
Na quarta etapa acontecerá a preparação da área a ser contada. Nesse momento espera-se que o armazém, sala, almoxarifado, pátio, etc, sejam deixados organizados. As pessoas e os equipamentos usados na contagem, precisam ter acesso a mercadoria. Assim, são necessários corredores entre a carga e desobstrução de medidores, como os de líquido em tanque. Quanto mais identificado, tanto visualmente, quanto para as ferramentas tecnológicas que forem ser utilizadas, melhor será. Não adianta ter código de barras se ele estiver virado para o fundo e o coletor de dados não puder ler. Também de nada serve que a mercadoria esteja longe e o leitor de RFID não consiga se comunicar com os TAGs.
O quinto passo é o dia “D”, ou o clímax da atividade, quando a carga é realmente contada ou inventariada. É importante que as pessoas que farão a contagem não tenham acesso a informação contábil de quanto há no sistema. Mas sim tenham que contar por si mesmo. Uma segunda dupla irá recontar e um analista comparará, o que ambas as duplas contaram. Havendo divergência, voltam ao local e recontam. Sugere-se sempre que as duplas tenham o mesmo escopo: que eles contem uma mesma área ou um mesmo produto, caso ele esteja em diversas locações.
O sexto passo, já com o inventário apurado e os ajustes feitos, é entender porque aconteceram diferenças. Entender as causas raízes e traçar ações. Assim, seu inventário será cada vez mais acurado.
Ainda tem dúvida de como fazer? Chame um especialista. Ficaremos felizes em lhe prestar auxílio nesta atividade.